Surat Jalan Pengiriman Barang (POD) Beserta Contohnya

Surat jalan pengiriman barang adalah sebuah dokumen yang wajib dimiliki oleh penyedia jasa pengirman barang. Dokumen ini digunakan agar dapat mengirimkan barang sampai ke alamat tujuan. Surat ini diterbitkan dan dibuat oleh pihak peyedia jasa pengiriman seperi ekspedisi dan cargo. Tujuan dibuatnya dokumen resmi ini adalah sebagai informasi dari pihak pengirim kepada pihak penerima.

Setiap perusahaan pengriman barang memiliki format surat jalan pengiriman barang yang berbeda-beda. Sama seperti cargo Jogja dimana, format dari surat jalan akan sesuai dengan informasi barang yang akan dikirim. Dengan menggunakan surat jalan, barang yang dikirim dapat diproses dengan mudah dan samapai tepat waktu kepada penerima barang.

Dengan adanya perbedaan format dari setiap  perusahaan pengiriman barang, tentu ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Karena ada informasi penting yang harus dimiliki setiap surat jalan yang dibuat agar tidak terjadi kesalahan pada saat melakukan pengiriman. Untuk mengantisipasi hal tersebut berikut ini penjelasan lebih lanjut seputar surat jalan yang bisa disimak dan dipahami.

Pengertian Surat Jalan

Surat jalan adalah dokumen resmi yang diberikan oleh pengirim kepada penerima yang mencantumkan semua list barang. Kemudian barang tersebut akan dikirim melalui jasa logistik yang sekaligus akan mengantarkannya. Dokumen ini sangat penting untuk dibuat dan diterbitkan oleh setiap perusahaan pengiriman barang. Sehingga penerima barang dapat melihat rincian barang apa saja yang dikirim dan disesuaikan dengan data warehouse yang ada.

Tentunya dengan adanya surat jalan pengiriman barang akan sangat mempermudah mendata dan minimalisir terjadinya kesalahan pengiriman. Jadi, jika ada beberapa list barang yang tidak terpenuhi penerima bisa segara memberitahukan kepada pengirim secara langsung. Tak perlu membongkar muat barang ketika terjadi keselahan atau kekurangan, cukup mengkonfirmasi kepada pengrim.

Selain sebagai sumber informasi barang yang dikirim, dokumen surat jalan pengiriman barang memiliki fungsi lain. Fungsinya adalah sebagai tanda bagi pekerja logistik yang sedang bertugas mengirimkan barang. Agar pada saat proses pengechekan barang oleh pihak polisi dan berwenang lainnya dapat mengindentifaksi barang yang dibawa. Sehingga penggunaan surat jalan digunakan sebagai alat keabsahan proses pengiriman dan legalitas dari barang yang dikirim.

Bagaimana untuk alur penerbitan surat jalan hingga siap untuk digunakan pada proses pengiriman barang. Alur edaran surat jalan dilakukan mulai dari pemasok menuliskan format surat jalan yang ditandatangani oleh pengirim. Setelah itu akan dibawah oleh jasa logistik sebagai pengangan saat perjalanan mengirim barang menuju alamat penerima.

Jika barang sudah sampai ke penerima, maka list pada surat jalan harus dicheck kembali untuk memastikan kesesuaian barang. Ketika barang yang diterima telah sesuai, dari pihak penerima melakukan tanda tangan. Setelah itu jasa logistik akan mengantarkan kembali surat jalan kepada pengirim sebagai bukti bahawa semua barang telah diterima.

Fungsi Surat Jalan

1. Menjadi dokumen tertulis yang berisi detail informasi barang yang akan dikirim oleh shipper (pengirim barang). Detail dari dokumen tersebut seperti nama, jumlah, dan harga barang.
2. Sebagai dokumen yang digunakan untuk mempermudah birokrasi agar barang bisa masuk di wiliyah tertentu. Dimana wilayah tersebut menjadi alamat tujuan dari pengiriman.
3. Dokumen yang disahkan oleh pihak vendor dan shipper sebagai bukti bahwa barang sudah diangkut ke armada yang digunakan untuk pengiriman. Armda tersebut bisa truk, kapal laut, dan pesawat yang dikirm sampai ke alamat tujuan pengiriman.
4. Bisa dijadikan sebagai dokumen bukti jika dari pihak pengirim ingin mengajukan klaim asuransi. Hal ini dilakukan bila pada saat proses pengirim barang mengalami kerusakan atau kurang. Tanpa dokumen ini tentu dari pihak asuransi akan sulit untuk menerima klaim dari pengirim.
5. Menjadi dokumen yang memudahkan pihak akuntan atau bendahara dari perusahaan pengiriman barang. Dimana akan lebih mudah untuk merangkum seluruh pengiriman yang telah selesai dilakukan oleh shipper.

Jika dilihat dari fungsinya tentu surat jalan pengiriman barang sangat penting untuk dijaga. Karena bila dokumen ini hilang pada saat proses pengiriman berlangsung tentu akan menghambat penerimaan barang oleh penerima. Ditambah dengan pengiriman tidak bisa dibuktikan bahwa sudah selesai. Pihak perusahaan pengiriman tidak bisa menerima pembayaran. Kemudian, pengirim tidak akan bisa mengajukan klaim asuransi kepada pihak terkait.

Detail Informasi Dalam Surat Jalan

Setelah mengetahui surat jalan pengiriman barang ada informasi tambahan yang perlu diketahui. Bahwa dalam surat jalan memiliki dua rangkap utama. Lembar utama adalah bagian yang harus dikembalikan kepada pengirim  dan ditandatangani oleh penerima. Lembar kedua khusus diberikan kepada penerima untuk menjadi administrasi dari sebuah pengirman.

Berikut ini detail informasi yang tercantum di dalam dokumen surat jalan antara lain:

1. Nomor surat pengiriman barang sesuai yang telah dikeluarkan oleh pihak perusahaan (vendor) dan pengirim.
2. Nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim.
3. Tanggal pengiriman, dan tanggal estimasi barang sampai.
4. Detail barang yang diberikan kepada penerima dan vendor dari pengirim (Shipper). Seperti nama barang, jumlah barang, harga barang, berat barang, beserta dengan keterangannya.
5. Tanda tangan pihak penerima, pengirim dan vendor sebagai tanda sahnya dari dokumen surat jalan.
6. Stempel perusahaan pengirim, penerima dan vendor sebagai keabsahan dari surat jalan.

Informasi tambahan bahwa tidak ada gaya dan cara penulisan yang baku. Semuanya dibuat dan dikeluarkan sesuai dengan sistem dari proses pengiriman yang dilakukan oleh penyedia jasa pengiriman barang.

Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Berikut ini contoh surat jalan yang umumnya banyak digunakan oleh perusahaan pengiriman barang.

Itulah penjelasan mengenai surat jalan pengiriman barang semoga bisa menjadi informasi tambahan. Jika Anda masih ingin mencari informasi lainnya bisa membaca artikel lainya pada laman ini. Salah satu artikel yang bisa Anda baca adalah Tips Memilih Jasa Pengiriman Barang Yang Tepat semoga bermanfaat.